IT- & sikkerhedsdokumentation

CaseTrace er et lokalt Windows-skrivebordsprogram til tidsregistrering. Det kører i den enkelte brugers session og registrerer, hvor tiden bruges, ud fra hvilket vindue der er i fokus.

• Mappe- og filtid: Brugeren udvælger selv et antal rodmapper. CaseTrace registrerer aktiv tid pr. mappe og fil, når en fil fra en overvåget mappe er åben i det aktive vindue. Detektionen sker via vinduestitler, åbne fil-handles og Windows' filsystem-hændelser (ReadDirectoryChangesW) — der læses kun metadata (filnavn, sti, tidsstempler), aldrig filindhold.
• Aktivitetstid: Programmet aflæser titlen på det aktive vindue for at kategorisere tid (fx «Word», «Browser», «Mail»). Der gemmes vinduestitler og tidsstempler.
• Inaktivitet (idle): Fravær af tastatur/mus-input ud over en grænse (standard 300 sekunder = 5 minutter, kan ændres til 1–120 min) registreres som pause. Brugeren vælger selv, om pausen skal tælle med. Idle måles via Windows' GetLastInputInfo, som kun returnerer tid siden sidste input — ikke hvad der blev tastet.
• Møder: Er der ikke tastet eller klikket i et stykke tid, tjekker programmet, om brugeren er i et møde — om forgrundsvinduet ligner et mødevindue (Teams, Zoom, Meet, Webex …), eller om en app har mikrofonen åben. Det sidste aflæses i Windows' egen fortegnelse (HKCU\...\CapabilityAccessManager\ConsentStore\microphone, kun læsning). Er brugeren i et møde, tæller tiden som aktiv (højst 4 timer uden input). Der optages og gemmes ingen lyd. Kan slås fra under Indstillinger → «Tæl møder som aktiv tid».
• Lagring: Alle registreringer skrives til en lokal SQLite-database på brugerens egen maskine:
  %LOCALAPPDATA%\CaseTrace\tracking.db (typisk C:\Users\<bruger>\AppData\Local\CaseTrace\).

CaseTrace fungerer fuldt ud offline. Nedenstående er samtlige udgående kald koden kan lave. Intet kald sender tidsregistreringer til CaseTrace. Tidsregistreringer forlader kun maskinen via to af kaldene, og kun efter brugerens valg: e-mail-rapporter (via organisationens egen SMTP-server) og fakturakladder til regnskabsprogrammet (e-conomic eller Billy).

Kald appen kan lave automatisk

Kald der kun sker efter brugerens valg

Disse kald sker kun ved en aktiv brugerhandling eller efter, at brugeren selv har sat funktionen op og slået den til. Ingen af dem er slået til fra start.

• Hvilke persondata behandles: CaseTrace gemmer vinduestitler samt fil- og mappenavne fra de overvågede mapper. Indeholder disse navne personoplysninger (fx klientnavne, sagsnumre eller CPR i et filnavn), behandles de oplysninger lokalt i databasen. Det gælder også titler fra mail og samarbejde: Gmail og Outlook på nettet skriver mailens emne og brugerens egen konto (adresse eller navn) i titlen, SharePoint og OneDrive dokumentnavnet, og Teams (i browseren og programmet) kanal- eller chatnavnet. Programmet viser den tid pr. mail-emne, dokument og samtale ud fra de samme titler — der læses intet indhold. Organisationen er dataansvarlig for denne behandling; CaseTrace er ikke databehandler, da leverandøren ikke modtager data.
• Valgfri «Vis enkelte mails fra Outlook-programmet»: slået fra fra start (brugeren spørges én gang; indstillingen outlook_mail_details). Slås det til, læser programmet emnet og modpartens e-mailadresse på den mail, der er valgt eller åbnet i Outlook-programmet — afsenderen, eller den første modtager på mails brugeren selv har sendt — og gemmer dem som aktivitetens vinduestitel (activity_log, lokalt). Det gælder både det klassiske og det nye Outlook, med samme samtykke: det klassiske Outlook læses via Outlooks eget COM-interface, det nye Outlook via Windows' UI Automation (den tilgængeligheds­grænseflade, skærmlæsere bruger) — kun emnelinjen og afsenderlinjen på den valgte mail, aldrig mappens liste over mails. Aldrig brødtekst, vedhæftninger eller øvrige modtagere; Outlook startes aldrig, og intet element ændres eller markeres som læst. For at undgå Outlooks egen sikkerhedsadvarsel læser programmet lokalt Outlooks sikkerhedsindstilling i registreringsdatabasen og antivirus-status fra Windows Sikkerhedscenter; intet af det gemmes eller sendes. Brugerens egne adresser (indstillingen outlook_own_addresses) hentes automatisk fra Outlook-kontiene og bruges kun til at holde egne og kollegers mails ude af sagsregler og regel-forslag og til at finde modparten på sendte mails. Da modpartens adresse er en personoplysning, bør funktionen nævnes i fortegnelsen, hvis den tages i brug.
• «Automatisk kunde» (slået til fra start): åbner brugeren en fil fra en kunde i en overvåget mappe, lægger CaseTrace den øvrige registrerede tid (browser, mail, programmer) på samme kunde, indtil der arbejdes i en anden kundes filer. Der registreres ingen nye oplysninger — det er kun en fordeling af tid, der allerede registreres lokalt. Private sider, CaseTrace kan genkende (privat browsing, bank, søgninger, private mailkonti som fx Hotmail, beskeder), lægges ikke på af sig selv. Mails, chats og mødevinduer lægges på den aktive kunde, medmindre de tydeligt peger på en anden kunde (afsender, emne, mødets navn eller — for kalendermøder, appen allerede har læst — deltagernes maildomæne); tid, CaseTrace er i tvivl om, mærkes «tjek». Tiden er mærket «automatisk» og står i timeunderlag og kunderapporter med en neutral betegnelse og mærket «automatisk fordelt». Tildelingen kan fjernes igen, og funktionen kan slås fra under Indstillinger → Automatisk kunde. Perioderne, delene og brugerens fravalg ligger i databasens tabeller active_case_periods, active_case_assignments og case_deselected — mål, tidspunkter og de visningsnavne (fx et mail-emne), der allerede står i aktivitetsloggen — og slettes med «Slet registreret tid». Automatisk fordelt tid deles ikke i «Del mappetid» uden brugerens udtrykkelige ja.
• Data forlader ikke maskinen medmindre brugeren selv eksporterer en rapport, sender en rapport på e-mail eller slår en automatisk e-mail-rapport til (vinduestitler med tid, til den modtager brugeren har valgt), sender en fakturakladde til e-conomic/Billy (sagsnavn, periode, timer, timepris — til organisationens eget regnskabsprogram), vælger en synkroniseret backup-destination (afsnit 3–4) eller slår «Del mappetid» til (næste punkt).
• Valgfri «Del mappetid»: slår brugeren deling til for en overvåget mappe, skriver CaseTrace en lille JSON-fil i selve mappen — <mappe>\.casetrace\tid-<maskinnavn>.json — med dagstotaler for den mappe. Først efter et separat samtykke indeholder filen også tid pr. relativ filsti samt et visningsnavn, brugeren selv vælger. Filen følger blot med organisationens egen OneDrive-/netværksdeling af mappen og sendes aldrig til CaseTrace-servere. Deling er opt-in pr. mappe; slås den fra, slettes filen igen.
• Sletning/indsigt: Brugeren kan slette registreringer i programmet — pr. aktivitet/vinduestitel (for en dag), pr. manuel post, pr. tidslinje-post, pr. overvåget mappe (fjernelse af en mappe sletter al registreret tid for den), og for en hel periode eller alt på én gang under Filer → «Slet registreret tid» (der tages en backup først). Hele datasættet kan desuden fjernes ved at slette datamappen (afsnit 4). Dataformatet er åbent (SQLite), så indsigt og udtræk altid er muligt.
• Opbevaring (5 år): Sletning i programmet fjerner også grundlaget for arbejdstidsrapporten, og programmets egne backups roterer (lokalt beholdes de nyeste 14). CaseTrace er derfor ikke et 5-års-arkiv i sig selv: organisationen bør jævnligt gemme «Arbejdstidsrapport» (PDF/CSV) i sit eget arkiv for at opfylde arbejdstidslovens opbevaringskrav.
• Ingen profilering hos leverandøren: da ingen data sendes til CaseTrace, sker der ingen ekstern profilering eller automatiseret beslutningstagning.
• Tilsigtet brug & ansvar: CaseTrace er beregnet til at registrere brugerens egen arbejdstid. Anvendes programmet til at overvåge andre (fx medarbejdere), er den organisation eller person, der udruller det, selv ansvarlig for at overholde gældende lovgivning — herunder GDPR's krav om lovligt grundlag, proportionalitet og oplysningspligt over for de berørte. Leverandøren leverer alene værktøjet og modtager ingen data.

Spørgsmål til denne dokumentation eller andre tekniske og sikkerhedsmæssige henvendelser:
info@casetrace.dk