Manuel vs. automatisk tidsregistrering

De tre metoder

1. Manuel registrering (timeseddel, regneark)

Du skriver tiden ned — i et regneark, en notesbog eller et tidsregistreringssystem — typisk i slutningen af dagen eller ugen. Metoden er gratis og kræver intet nyt værktøj, men den står og falder med hukommelse og disciplin. Tid registreret fra hukommelsen bliver systematisk rundet ned, og småopgaver forsvinder helt — se regnestykket i Glemte fakturerbare timer.

2. Timer-baseret registrering (start/stop)

Du trykker «start», når du går i gang med en opgave, og «stop», når du er færdig. Mere præcist end ren manuel registrering — så længe du husker at trykke. Problemet er afbrydelserne: telefonen ringer, en kollega spørger om noget, du skifter sag i ti minutter. Hver afbrydelse kræver to tryk, du sandsynligvis ikke laver. Og glemmer du at stoppe timeren ved fyraften, er dagens data forurenet.

3. Automatisk (passiv) registrering

Software måler selv, hvad du arbejder i — fx hvilke sagsmapper og dokumenter, der er aktive — og bygger en tidslinje uden at du trykker på noget. Nøjagtigheden afhænger ikke af din disciplin, og afbrydelser registreres præcis som de skete. Til gengæld kræver metoden, at arbejdet foregår ved computeren, og at du supplerer med manuel tilføjelse for møder og telefonsamtaler.

Sammenligning

Hvornår er manuel registrering fint?

• Du har få, lange opgaver — én sag hele dagen er nem at huske.
• Du registrerer kun af hensyn til lovkravet og skal blot dokumentere dagens samlede arbejdstid, ikke fordeling pr. sag.
• Du fakturerer fast pris og bruger kun tiden som internt pejlemærke.

Hvornår vinder automatisk registrering?

• Du fakturerer pr. time — hver glemt registrering er tabt omsætning.
• Du jonglerer mange sager og klienter med hyppige skift og afbrydelser.
• Du skal kunne dokumentere tidsforbruget over for klienter — fil-for-fil, ikke som skøn.
• Du ved med dig selv, at timesedlen alligevel først bliver udfyldt fredag.

Den hybride løsning i praksis

I praksis er det bedste setup for de fleste rådgivere en kombination: automatisk registrering som fundament, suppleret med manuel tilføjelse af det, der sker væk fra skærmen. Sådan fungerer CaseTrace: programmet logger passivt tid pr. sags- og klientmappe, registrerer pauser automatisk efter 5 minutters inaktivitet — og møder eller opkald tilføjes bagefter med ét klik via «Tilføj tid». Alt gemmes lokalt på din egen maskine, så metoden er også den mest privatlivsvenlige — læs mere i Tidsregistrering og GDPR.