Sådan vælger du tidsregistreringssystem i 2026
Markedet spænder fra stempelure til ansatte over projektværktøjer til hele afdelinger — til automatiske trackere til den enkelte rådgiver. Start med dit behov, ikke med funktionslisterne. Her er en tjekliste med 10 punkter.
Først: hvilket problem løser du?
Tidsregistreringssystemer falder groft i tre kategorier, og de løser forskellige problemer:
| Kategori | Løser | Typisk kunde |
|---|---|---|
| Stempelur / komme-gå | Lovpligtig registrering af ansattes daglige arbejdstid, løneksport | Butik, produktion, klinik — virksomheder med timelønnede |
| Projekt-tidsstyring | Fordeling af teamets timer på projekter og kunder | Bureauer og afdelinger med fælles projektøkonomi |
| Automatisk / passiv tracker | Fakturerbar tid pr. sag og dokumentation — uden manuelt arbejde | Advokater, revisorer, rådgivere, selvstændige |
Skal du primært opfylde lovkravet for timelønnede medarbejdere, peger pilen mod et stempelur-system. Fakturerer du viden pr. time, peger den mod automatisk registrering pr. sag.
Tjeklisten: 10 punkter
- Automatik-grad. Hvor meget skal brugeren huske? Hver manuel handling er et sted, hvor data går tabt. Spørg: registreres tiden, hvis brugeren intet gør? Læs manuel vs. automatisk.
- Opdeling pr. sag/klient. Kan systemet vise tid pr. sag, pr. klient og pr. dokument — eller kun pr. dag? Fakturering kræver det første.
- Rapporter og eksport. PDF til klienten, CSV til regnskabet. Tjek at rapporterne kan dokumentere, ikke bare opsummere.
- Lovkravene. Objektivt, pålideligt, tilgængeligt — og 5 års opbevaring. Kan systemet levere dét uden ekstra moduler?
- GDPR og datalagring. Cloud kræver databehandleraftale og styr på tredjelande; lokal lagring fjerner hele det apparat. Se Tidsregistrering og GDPR.
- Prismodellen. «Pr. bruger pr. måned» lyder småt (10–30 kr er typisk for stempelure, projektværktøjer ofte 60–150 kr), men det er en evig regning, der vokser med teamet. Gratis og lokalt findes også — regn 3 års totalomkostning ud, før du beslutter.
- Binding og exit. Kan du komme ud af aftalen — og få dine data med ud i et åbent format (CSV)?
- Offline-drift. Virker registreringen uden internet — i retten, hos kunden, i toget?
- Indlæringstid. Et system, teamet ikke gider bruge, producerer huller. Under en halv time fra installation til første registrering er en god målestok.
- Dansk sprog og support. Selvfølgelighed for nogle, eftertanke for andre — især hvis revisor eller medarbejdere skal kunne bruge rapporterne direkte.
Typiske fejlkøb
- At købe team-funktioner, før der er et team. En solo-rådgiver betaler ofte for chef-dashboards, godkendelsesflows og integrationer, der aldrig åbnes.
- At forveksle skema-automatik med målt tid. Nogle systemer «registrerer automatisk» ved at udfylde et fast skema — det er ikke målt arbejdstid og dur ikke som fakturadokumentation.
- At ignorere disciplin-omkostningen. Systemet er kun så godt som dataene i det. 10 minutters dagligt tastearbejde er 40+ timer om året.
Hvor CaseTrace passer ind
CaseTrace er bygget til den tredje kategori: automatisk registrering af fakturerbar tid for professionelle, der arbejder i sags- og klientmapper. Tiden måles passivt pr. mappe og dokument, rapporter eksporteres som PDF/CSV, alt gemmes lokalt — og prisen er 0 kr uden binding. Har du derimod 12 timelønnede, der skal stemple ind og ud til løneksport, er et komme-gå-system det rigtige valg. Vælg efter problemet — ikke efter funktionslisten.
Mere om tidsregistrering.
Prøv den gratis kandidat først.
Download CaseTrace og se, om automatisk registrering dækker dit behov — før du binder dig til et abonnement.